INTOgroup — КП для РКС

Buenas tardes

Подготовили предложение для РКС по автоматизации тендерного отдела и созданию аналитической системы на базе Битрикс24. Решение объединит процесс ведения тендеров, задачи исполнителей, контроль сроков и управленческую отчётность в одном пространстве.

Срок проекта — 1 месяц: сначала настраиваем воронку и автоматизацию тендерного процесса, затем собираем аналитическую модель и веб-дашборд для руководителей.

— Альберт Сабитов, Business Development Manager

01 · Параметры проекта

Автоматизация + аналитика за один проектный цикл.

В рамках проекта создаём управляемую воронку тендеров в Битрикс24 и отдельный аналитический веб-интерфейс для контроля загрузки, сроков, отклонений и эффективности работы отдела.

Стоимость проекта

160 000₽

Расчёт: 40 часов × 4 000 ₽/ч. Стоимость включает анализ, настройку Битрикс24, автоматизацию, дашборд, тестирование и ввод в эксплуатацию.

Срок реализации

1месяц

Срок включает проектирование логики, настройку процесса, разработку аналитики, проверку сценариев и обучение пользователей.

Трудоёмкость

40часов

10 часов — автоматизация тендерной процедуры. 30 часов — управленческий дашборд и аналитика тендерного отдела.

Цель проекта

Создать единую цифровую среду управления тендерами.

Система позволит контролировать движение каждого тендера, автоматически ставить задачи исполнителям, фиксировать плановые и фактические сроки, анализировать отклонения и видеть управленческую отчётность по отделу в реальном времени.

контроль сроков прохождения тендеров
исключение потери задач и этапов согласования
автоматическое назначение исполнителей
фиксация фактических сроков выполнения этапов
анализ отклонений от плановых сроков
отчётность по тендерному отделу в реальном времени

02 · Блок 1

Автоматизация тендерной процедуры.

Для управления тендерами будет создана отдельная воронка в Битрикс24. Каждый тендер проходит последовательность этапов, соответствующую утверждённому бизнес-процессу компании.

10 часов

Создание тендера

Карточка тендера в единой воронке.

Ответственный сотрудник создаёт карточку тендера, в которой фиксируются ключевые данные процедуры.

название тендера
заказчик
ответственный
ключевые даты
дополнительные параметры

Назначение исполнителей

Ответственные по каждому тендеру.

Система поддерживает ручное назначение исполнителя или автоматическое распределение по правилам компании.

ручное назначение
распределение по правилам
контроль зоны ответственности

Автозадачи

Задачи создаются по этапам процесса.

После запуска тендера Битрикс24 автоматически создаёт задачи по этапам с нужными сроками и описанием.

исполнитель
срок выполнения
описание задачи
критерии приёмки
уведомления

Контроль выполнения

Переходы между этапами без ручного контроля.

После завершения текущей задачи система фиксирует результат, переводит тендер дальше и создаёт следующую задачу.

фиксация результата
автопереход на следующий этап
создание следующей задачи
уведомление ответственных

Фактические сроки

Объективная статистика выполнения.

Для каждой задачи автоматически фиксируются фактическое начало и завершение работ. Поля защищаются от ручного изменения.

дата фактического старта
дата фактического завершения
защита от ручного изменения
основа для аналитики

Поиск и история

Все тендеры хранятся в единой системе.

Появляется быстрый поиск и фильтрация по статусу, ответственным и истории прохождения этапов.

поиск по названию
фильтр по ответственному
фильтр по статусу
история этапов
текущий статус тендера

Результат блока 1

Компания получает прозрачную систему управления тендерными процедурами с полной историей действий, автоматической постановкой задач и контролем исполнения на каждом этапе.

10 часов · Битрикс24

03 · Блок 2

Управленческий дашборд и аналитика.

Будет разработан отдельный аналитический веб-интерфейс для руководителей и сотрудников тендерного отдела. Дашборд позволит в режиме реального времени отслеживать эффективность работы подразделения.

30 часов

Загрузка сотрудников

Понимание нагрузки по людям и отделу.

Отображение количества активных задач по каждому сотруднику, по отделу в целом и по выбранному периоду.

активные задачи по сотрудникам
загрузка отдела
фильтр по периоду
перегруженные и недозагруженные сотрудники

План / факт

Контроль отклонений от сроков.

Автоматический расчёт отклонений между плановой и фактической датой выполнения работ.

соблюдение сроков
среднее отклонение
проблемные этапы
динамика исполнительской дисциплины

Типы тендеров

Корректная аналитика без искажений.

Отдельная логика обработки стандартных и индивидуальных тендеров для достоверной статистики.

стандартные тендеры
индивидуальные тендеры
разные правила расчёта
чистые показатели эффективности

Переносы сроков

История изменений дедлайнов.

Система фиксирует переносы сроков, инициатора, дату изменения и историю корректировок.

количество переносов
инициатор изменения
дата корректировки
причины срывов сроков

Дополнительные показатели

Метрики из модели управления проектами.

В дашборде будут использованы показатели, предусмотренные действующей моделью управления проектами и таблицами MS Project.

согласование перечня метрик
адаптация под текущие таблицы
вывод управленческих показателей
расширение аналитической модели

Результат блока 2

Единый центр контроля тендерного отдела.

Руководство получает актуальную информацию о сроках, загрузке сотрудников и эффективности выполнения тендерных процедур.

оперативная отчётность
контроль узких мест
прозрачность по людям и этапам
основа для управленческих решений

04 · Состав работ

Что входит в реализацию.

Проект включает полный цикл: от анализа требований до запуска решения, тестирования, обучения пользователей и ввода в эксплуатацию.

Анализ требований

Уточняем текущий процесс, роли, этапы, правила назначения и контрольные точки.

Воронка тендеров

Настраиваем отдельную воронку тендерного процесса и пользовательские поля.

Автоматизация

Настраиваем роботов, бизнес-процессы, задачи, уведомления и переходы между этапами.

Фактические даты

Реализуем логику фиксации фактического начала и завершения работ с защитой от ручного изменения.

Аналитическая модель

Проектируем показатели, источники данных, правила расчёта и структуру дашборда.

Веб-дашборд

Разрабатываем аналитический веб-интерфейс для руководителей и сотрудников отдела.

Тестирование

Проверяем сценарии создания тендера, постановки задач, переходов и расчёта показателей.

Обучение

Показываем пользователям, как работать с процессом, задачами и аналитикой.

Ввод в эксплуатацию

Запускаем решение в работу и передаём инструкции по дальнейшему использованию.

05 · Итог проекта

Что получает компания после запуска.

Единое пространство управления тендерами.

Битрикс24 становится рабочей средой, где хранится каждый тендер, виден текущий статус, история прохождения этапов и ответственные сотрудники.

полностью автоматизированный тендерный процесс
контроль сроков исполнения на каждом этапе
автоматическая постановка и контроль задач
история прохождения каждого тендера
фиксация фактических сроков выполнения работ
контроль переносов дедлайнов
управленческий дашборд для руководителей
аналитика эффективности сотрудников и процессов
единое пространство управления тендерным отделом

06 · Команда проекта

Кто будет вести автоматизацию тендерного отдела.

Проект ведёт профильная команда: отдельно контролируем архитектуру решения, сроки, требования, коммуникацию, настройку Битрикс24 и разработку аналитического интерфейса.

Руководитель производства

Архитектура и контроль качества

Согласует проектные решения, контролирует сроки, качество реализации и итоговую связность автоматизации, аналитики и пользовательских сценариев.

Project Manager

План работ и коммуникация

Ведёт календарный план, фиксирует договорённости, контролирует статусы задач и остаётся единым контактным окном по ходу проекта.

Аналитик

Требования и тендерный процесс

Описывает этапы тендерной процедуры, поля, правила постановки задач, логику сроков, переносов и состав показателей для дашборда.

Sales Manager

Альберт Сабитов · аккаунт

Договор, коммерческие условия, развитие проекта и прямой контакт по организационным вопросам сотрудничества.

Разработчик В проекте

Битрикс24 и аналитический интерфейс

Настраивает техническую часть решения: автоматизации, бизнес-процессы, обработку данных и веб-интерфейс управленческого дашборда.

07 · Исполнитель

INTOgroup. Интеграции и автоматизация бизнес-процессов.

Мы проектируем и внедряем решения на базе Битрикс24: воронки, бизнес-процессы, автоматизацию задач, кастомные интерфейсы и управленческую аналитику. В этом проекте фокус — прозрачный тендерный процесс и дашборд для руководителей.

intogroup.pro →Обсудить проект

часов проектной трудоёмкости

месяц на реализацию и запуск

ключевых блока: процесс и аналитика

24/7

доступ к данным и управленческим показателям

Тендерный отдел
под контролем
в Битрикс24.